UNC PCard政策和程序

The 北科罗拉多大学 procurement card (PCard) program provides VISA br和ed contactless credit cards issued by US Bank to UNC faculty 和 staff for making 经批准的与学校有关的商业采购. 这些非接触式卡还包括 a chip 和 magnetic stripe, so 的 card can be tapped, inserted, or swiped on a terminal 取决于它是如何设置的.

The PCard is a corporate liability credit card, not a personal liability credit card, meaning UNC pays a combined credit card bill each month, 和 your personal credit history is not 访问ed, considered, or impacted by applying for 和 receiving a PCard 因为社会安全号码和生日没有提供给美国银行.

PCards can be configured to serve as a purchasing card, a travel card, or a combination 采购/旅行卡. 每张卡的配置方式由持卡人决定 department or college, though single purchase limits are capped at $9,999, as purchases 超过这个数量的，需要在购买之前提交采购订单. 这张卡 可以用于店内购物，也可以用于电话或网上购物. 每张卡片 is tailored to 的 cardholder's purchasing needs to help reduce card declines, 和 以尽量减少诈骗的可能性，如果卡丢失或被盗.

个人信用卡不能用于个人购物. 持卡人被要求对待他们的 PCard with 的 same sense of responsibility 和 security that 的y would use for 的ir 个人信用卡. 违反政策和程序将导致停牌， 卡取消，或在某些情况下，终止雇佣关系.

• 如何获得PCard

  与你的部门、学校、学院或项目合作完成一项 持卡人申请.

  After your department, school, college or program approves your PCard application, 它被路由到PCard管理器进行排序. 您将收到一个自动通知 when 的 card has been ordered 和 will be notified by email once it has arrived.

  PCards centrally ship to 的 采购 office within 3-5 business days of 的 order 日期.

• 激活您的PCard

  您的PCard可以在线或通过电话激活. 这两个选项的说明如下 详情见 激活美国银行卡 文档.

  卡必须激活后才能使用. 卡激活过程是单独的 从账号注册的过程来看，一定要完成两者.

• 注册您的访问在线帐户

  你会 need to register your Access 在线 account 的 first time you 访问 的 通过Ursa的单点登录链路. 此过程的详细说明见 的 注册及上网帐户 文档.

  Once your account is registered, 的 SSO link should automatically log you in 的 下次再用. 帐户注册过程与卡激活是分开的 过程，所以一定要完成两个.

  If you encounter any errors during activation, please contact a Program Administrator.

• 重置您的PCard PIN

  与您的PCard相关联的PIN可以在线或通过电话重置.

  在线
  访问 访问.usbank.com，不使用单点登录链接，并在登录界面单击“更改密码”. 你会 need to enter 的 card number, expiration 日期, 和 的 last four digits of your phone 号码，然后按照提示重置密码.

  电话
  致电美国银行客户服务部. 如果从美国或加拿大打电话，请拨800-344-5696. 你将到达一个自动系统. 当自动系统提示时，将 询问16位的卡号和5位的邮政编码(80639). 选择选项2. 读取完余额信息后，选择选项5.
  If calling from outside 的 United States or Canada, dial 的 international dialing 代码是701-461-2010. 

• 遗失或被盗咭

  You are responsible for 的 security of your PCard 和 any purchases made on your PCard帐户. 如果你认为你丢失了你的PCard，或者你的PCard被偷了 or compromised, please call 美国银行客户服务 immediately at 800-344-5696 to 挂失/被窃. 如果你的个人身份证遗失或被盗，请立即向 避免对欺诈性交易承担责任. 一旦PCard被报遗失或被盗， 本署会发出新咭，以补领遗失或受损害的咭.

• 有争议的费用

  PCard charges can be disputed online with US Bank for reasons that include issues 交货、质量、服务、重复收费或错误定价. 然而, if you see one or more charges on your PCard that you know you did not authorize, 你的PCard可能被入侵了. 如果是这种情况，请参考 遗失或被盗卡部分.

  Before disputing an erroneous PCard charge with US Bank, you must contact 的 merchant 谁处理的费用，看看他们是否可以纠正你的问题. 当你联系 的 merchant about a disputed charge, please keep a record of your communication with 的 merchant; this may include emails, texts, 和/or a record of phone calls that includes 的 name of 的 person with whom you spoke, 的 日期 you contacted 的 merchant, 以及商人的反应.

  If 的 merchant is unable to provide a satisfactory resolution around 的 disputed charge, 的n you can proceed with disputing 的 charge online in Access 在线.

• 信用额度事实

  你的信用额度是由你所在的系或学院确定的. 如果你需要的话 your credit limit adjusted, please contact your director, chair, or Accounting Specialist 讨论你的需求. 您的董事，主席或会计专家可以联系 PCard manager 和 request any changes to your credit limit that 的y deem necessary.

• 不适当，不允许或未经批准的PCard使用

  The University will seek reimbursement from cardholders who authorize inappropriate, 不允许或未经批准的PCard交易. 在某些情况下，持卡人 may be subject to additional action, including immediate termination of employment.

• 免征销售税

  The University is exempt from paying Colorado state sales 税; it is 的 cardholder's responsibility to inform merchants that purchases are exempt from Colorado state sales 税. 免税号码印在每个PCard和a的正面 免税证书 如果商人要求该文件，也可以提供吗.

• PCard交易所需文件

  每笔交易都需要一个详细的收据. 分项收据 包含以下信息:

  • 交易日期
  • 商人的名字
  • 购买说明
  • 购买金额

  此外，有些采购需要额外的备份文件. 餐饮采购 包括酒精 酒类批准表格 在购买前在OnBase中完成. 购买礼品卡需要一个 在购买前，由总会计出具的弃权书. 

  These 文档s should be included with 的 receipt in Access 在线 when reconciling 交易. 它也有助于保持一个 PCard交易日志. 

• 持卡人的责任

   持卡人须负责以下事项:

  • 每月在线审核PCard交易;
  • Identifying 和 文档ing all 交易 on 的ir PCard statements by supplying 收据和任何所需的表格和批准电子邮件购买. 你将被要求 to reimburse 的 University with personal funds for any activity that is not appropriately 作为与大学有关的业务费用记录在案;
  • Ensuring that Colorado state sales 税 is not charged when making purchases;
  • Providing itemized receipts for all PCard 交易 at 的 end of each billing cycle; 和
  • Completing 和 submitting any additional backup 文档ation for purchases that require an 酒类批准表格, a gift card waiver, or purchase approval letters 和 emails.

  看到 对帐PCards美国银行 有关此过程的说明.

• 卡片重新分配程序的职责

   Individuals who reallocate/reconcile PCard 交易 are responsible for 的 following:

  • Reallocating all PCard 交易 to 的 appropriate 和 accurate account string for 的ir assigned cardholders prior to 的 PCard reallocation deadline each month; 和
  • Entering clear 和 concise descriptions of business purchases for each cardholder 事务.
• 基金审批人职责

   基金批准人负责:

  • Reviewing all PCard 交易 that are being charged to your account 字符串;
  • Identifying non-approved or disallowed PCard 交易 being charged to your account 字符串;
  • Approving PCard 交易 within Access 在线 to certify that you are approving 的 交易 that are being charged to your account 字符串; 和
  • Initiating appropriate action, or contacting 的 PCard manager to initiate appropriate 处理任何不应或不能批准的PCard交易.

  适当的行动取决于违法行为的严重程度. 可能的行动 未经批准或不被允许的PCard交易包括:

  • 让持卡人偿还学校的交易费用;
  • 暂停PCard一段适当的时间;
  • Deactivating 的 card account permanently; 和/or
  • 终止持卡人的雇佣关系.

  看到 批准美国银行交易 有关此过程的说明.

• 有用的链接

  UNC Visa卡指南
  持卡人申请表格
  持卡人的责任
  免征营业税证明
  常用帐号代码
  费用跟踪日志
  对帐PCards美国银行
  批准美国银行交易

• 定义

  Card Reallocator: The person or persons responsible for entering 的 appropriate account 一个或多个持卡人的每笔交易字符串. 

  Fund Approver: The person or persons that have authority to approve an expenditure 指定帐户字符串中的UNC资金.

  Reallocation: The process of assigning an appropriate 和 accurate account string 到每个PCard事务.